Kinderboerderij Buiten-"Gewoon" in Velp

De leukste kinderboerderij in de omgeving van Grave

Privacyreglement


Hieronder vindt u het Privacyreglement van Kinderboerderij Buiten- “Gewoon” te Velp.

Aanmelding

De vrijwilliger meldt zich aan dmv het invullen van een voorgeschreven aanmeldingsformulier, alsmede door het ondertekenen van de gedragscode van de Kinderboerderij Buiten-“Gewoon”. Op dit inschrijfformulier worden door de vrijwilliger zijn persoonsgegevens ingevuld. Hij geeft hierdoor meteen toestemming tot de verwerking van zijn aangeleverde persoonsgegevens binnen de persoonsregistraties gebruikt bij de kinderboerderij. Tevens wordt bij de aanmelding aangegeven of men toestemming geeft tot het gebruik van beeldmateriaal.

De sponsorgegevens worden verkregen via een contract of aanmelding via de website van de Kinderboerderij. Indien bij de sponsorgegevens ook persoonsgegevens worden verkregen dat geldt dit privacyreglement ook voor die gegevens.

De gebruikersgegevens van de leveranciers aan de kinderboerderij, alsmede gebruikersgegevens van gebruikers van faciliteiten van de kinderboerderij worden verwerkt in registratiesystemen in gebruik bij de Kinderboerderij. Indien deze gegevens ook persoonsgegevens bevatten, is dit reglement hierop ook van toepassing.

Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon.

Hieronder wordt in ieder geval begrepen: de voornamen; roepnaam; achternaam; adres; postcode en woonplaats; telefoonnummer; geboortedatum; IBANnummer; emailadres. Indien de persoonsgegevens veranderen is de betrokkene verantwoordelijk dat deze worden verstrekt aan het secretariaat van de Kinderboerderij.

Ledenadministratie

Binnen de stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon” wordt gebruik gemaakt van gegevensregistraties middels programmaonderdelen van Microsoft Office. Deze gegevensregistraties, waarin o.a. de persoonsgegevens worden verwerkt is in beheer bij het secretariaat van de Stichting, inclusief de aanmeldingsformulieren (digitaal).

Informatie verzending ( email, nieuwsbrieven etc.)

De persoonsgegevens worden gebruikt voor het verzenden informatie, in de ruimste zin van het woord, waaronder mede verstaan eventuele nieuwsbrieven, aan de vrijwilligers en/of sponsors/donateurs en/of leveranciers en/of gebruikers van de Kinderboerderij. Financiële administratie (sponsors, donateurs, schenkers, leveranciers etc.) De financiële administratie gebruikt alleen de gegevens van vrijwilligers, sponsors, donateurs, schenkers, leveranciers, voor zover noodzakelijk alleen voor de financiële administratie en de evt. bijbehorende correspondentie.

Beheerders en coördinatoren

Ook worden de persoonsgegevens gebruikt door de coördinatoren van groepen vrijwilligers en/of door de aangewezen beheerders van de kinderboerderij, ten behoeve van hun werkzaamheden, alsmede voor de onderlinge correspondentie via email en social media.

Dagbesteding

Persoonsgegevens van personen, welke gebruik maken van de dagbesteding bij de Kinderboerderij worden in principe niet gebruikt. Indien nodig is dit in overleg met de afnemer van de dagbesteding.

Opslag

Het bestuur van de stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon” draagt zorg voor een beveiligde opslag van de persoonsgegevens, alsmede van een periodieke back-up van deze gegevens. De persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk middels een toegangscode.

Emailverkeer

Bij het emailverkeer worden de emailadressen altijd bij meerdere adressanten geplaatst in BCC.

Inzage

Iedereen, waarvan persoonsgegevens zijn verwerkt bij de Kinderboerderij, kan ten alle tijden schriftelijk inzage vragen bij het secretariaat van de stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon”. Hierna zal een afspraak worden gemaakt en kunnen de op betrokkene geregistreerde gegevens worden ingezien, dit binnen een termijn van max 6 weken na binnenkomst van het verzoek.

Beeldopname / website

De Kinderboerderij kan gebruik maken van een website voor het geven van informatie omtrent de kinderboerderij en haar activiteiten.

Indien op de website beeldmateriaal wordt gebruikt, waarop personen herkenbaar zijn, dient hiervoor vooraf toestemming van betreffende persoon zijn verkregen. Deze toestemming kan incidenteel of collectief worden verkregen.

Social Media

De kinderboerderij kan gebruik maken van social media. Het beheer van de social media is weggelegd bij een van de bestuursleden of bij een coördinator van een van de groepen van
vrijwilligers.

Op social media wordt in principe geen gebruik gemaakt van persoonsgegevens bij collectief gebruik. Bij een op een gebruik kan dit wel mits dit niet strijdig is met de huidige wetgeving.

Datalek

Indien een datalek plaats vindt en dit wordt bekend, dient onmiddellijk het bestuur in kennis gesteld te worden.

Het bestuur neemt onmiddellijk maatregelen ter voorkoming van verdere schade of nadelen van dit datalek.

Daarnaast is het bestuur verplicht om binnen 5 werkdagen de bij dit datalek betrokken personen in kennis te stellen, als de persoonlijke vrijheid van de betrokken persoon in het geding komt. Indien noodzakelijk wordt de AVG van dit datalek in kennis gesteld. (Thans alleen van toepassing als betrokken persoon een hoog risico loopt in zijn persoonlijke vrijheid door dit datalek.)

Verwijdering

Wanneer een vrijwilliger zich afmeldt als vrijwilliger zullen zijn gegevens verwijderd worden uit de werkbestanden van de Stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon”, muv van Voornamen, roepnaam, achternaam, geboortedatum, tijdvak waarin men actief bij de kinderboerderij is geweest en de functies, ten behoeve van de historie van de Kinderboerderij en voor evt andere van belang zijnde zaken. Deze gegevens worden alleen aan derden verstrekt als hiervoor een bestuursbesluit is genomen.

Klachten

Eenieder die een klacht heeft met betrekking tot de werking van dit reglement of de verwerking van de persoonsgegevens door de Stichting Kinderboerderij, kan zich wenden tot het bestuur van de Kinderboerderij Buiten-“Gewoon” in het algemeen of tot de voorzitter in het bijzonder.

 

Velp, 1 september 2020.