De leukste kinderboerderij in de omgeving van Grave

Aanmelding

De vrijwilliger meldt zich aan dmv het invullen van een voorgeschreven aanmeldingsformulier,
alsmede door het ondertekenen van de gedragscode van de Kinderboerderij Buiten-“Gewoon”.
Op dit inschrijfformulier worden door de vrijwilliger zijn persoonsgegevens ingevuld. Hij geeft
hierdoor meteen toestemming tot de verwerking van zijn aangeleverde persoonsgegevens binnen de
persoonsregistraties gebruikt bij de kinderboerderij. Tevens wordt bij de aanmelding aangegeven of
men toestemming geeft tot het gebruik van beeldmateriaal.

De sponsorgegevens worden verkregen via een contract of aanmelding via de website van de
Kinderboerderij. Indien bij de sponsorgegevens ook persoonsgegevens worden verkregen dat geldt
dit privacyreglement ook voor die gegevens.

De gebruikersgegevens van de leveranciers aan de kinderboerderij, alsmede gebruikersgegevens van
gebruikers van faciliteiten van de kinderboerderij worden verwerkt in registratiesystemen in gebruik
bij de Kinderboerderij. Indien deze gegevens ook persoonsgegevens bevatten, is dit reglement hierop
ook van toepassing.

Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon.
Hieronder wordt in ieder geval begrepen: de voornamen; roepnaam; achternaam; adres; postcode
en woonplaats; telefoonnummer; geboortedatum; IBANnummer; emailadres.
Indien de persoonsgegevens veranderen is de betrokkene verantwoordelijk dat deze worden
verstrekt aan het secretariaat van de Kinderboerderij.

Ledenadministratie

Binnen de stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon” wordt gebruik gemaakt van
gegevensregistraties middels programmaonderdelen van Microsoft Office. Deze
gegevensregistraties, waarin o.a. de persoonsgegevens worden verwerkt is in beheer bij het
secretariaat van de Stichting, inclusief de aanmeldingsformulieren (digitaal).

Informatie verzending ( email, nieuwsbrieven etc.)

De persoonsgegevens worden gebruikt voor het verzenden informatie, in de ruimste zin van het
woord, waaronder mede verstaan eventuele nieuwsbrieven, aan de vrijwilligers en/of
sponsors/donateurs en/of leveranciers en/of gebruikers van de Kinderboerderij.
Financiële administratie (sponsors, donateurs, schenkers, leveranciers etc.)
De financiële administratie gebruikt alleen de gegevens van vrijwilligers, sponsors, donateurs,
schenkers, leveranciers, voor zover noodzakelijk alleen voor de financiële administratie en de evt.
bijbehorende correspondentie.

Beheerders en coördinatoren

Ook worden de persoonsgegevens gebruikt door de coördinatoren van groepen vrijwilligers en/of
door de aangewezen beheerders van de kinderboerderij, ten behoeve van hun werkzaamheden,
alsmede voor de onderlinge correspondentie via email en social media.

Dagbesteding

Persoonsgegevens van personen, welke gebruik maken van de dagbesteding bij de Kinderboerderij
worden in principe niet gebruikt. Indien nodig is dit in overleg met de afnemer van de dagbesteding.

Opslag

Het bestuur van de stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon” draagt zorg voor een beveiligde
opslag van de persoonsgegevens, alsmede van een periodieke back-up van deze gegevens. De
persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk middels een toegangscode.

Emailverkeer

Bij het emailverkeer worden de emailadressen altijd bij meerdere adressanten geplaatst in BCC.

Inzage

Iedereen, waarvan persoonsgegevens zijn verwerkt bij de Kinderboerderij, kan ten alle tijden
schriftelijk inzage vragen bij het secretariaat van de stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon”.
Hierna zal een afspraak worden gemaakt en kunnen de op betrokkene geregistreerde gegevens
worden ingezien, dit binnen een termijn van max 6 weken na binnenkomst van het verzoek.

Beeldopname / website

De Kinderboerderij kan gebruik maken van een website voor het geven van informatie omtrent de
kinderboerderij en haar activiteiten.

Indien op de website beeldmateriaal wordt gebruikt, waarop personen herkenbaar zijn, dient
hiervoor vooraf toestemming van betreffende persoon zijn verkregen. Deze toestemming kan
incidenteel of collectief worden verkregen.

Social Media

De kinderboerderij kan gebruik maken van social media. Het beheer van de social media is
weggelegd bij een van de bestuursleden of bij een coördinator van een van de groepen van
vrijwilligers.

Op social media wordt in principe geen gebruik gemaakt van persoonsgegevens bij collectief gebruik.
Bij een op een gebruik kan dit wel mits dit niet strijdig is met de huidige wetgeving.

Datalek

Indien een datalek plaats vindt en dit wordt bekend, dient onmiddellijk het bestuur in kennis gesteld
te worden.

Het bestuur neemt onmiddellijk maatregelen ter voorkoming van verdere schade of nadelen van dit
datalek.

Daarnaast is het bestuur verplicht om binnen 5 werkdagen de bij dit datalek betrokken personen in
kennis te stellen, als de persoonlijke vrijheid van de betrokken persoon in het geding komt.
Indien noodzakelijk wordt de AVG van dit datalek in kennis gesteld. (Thans alleen van toepassing als
betrokken persoon een hoog risico loopt in zijn persoonlijke vrijheid door dit datalek.)

Verwijdering

Wanneer een vrijwilliger zich afmeldt als vrijwilliger zullen zijn gegevens verwijderd worden uit de
werkbestanden van de Stichting Kinderboerderij Buiten-“Gewoon”, muv van Voornamen, roepnaam,
achternaam, geboortedatum, tijdvak waarin men actief bij de kinderboerderij is geweest en de
functies, ten behoeve van de historie van de Kinderboerderij en voor evt andere van belang zijnde
zaken. Deze gegevens worden alleen aan derden verstrekt als hiervoor een bestuursbesluit is
genomen.

Klachten

Eenieder die een klacht heeft met betrekking tot de werking van dit reglement of de verwerking van
de persoonsgegevens door de Stichting Kinderboerderij, kan zich wenden tot het bestuur van de
Kinderboerderij Buiten-“Gewoon” in het algemeen of tot de voorzitter in het bijzonder.

Velp, 1 september 2020.